8 Hal Penting untuk Sukses Mendapatkan LoA

Artikel berikut adalah panduan dan penjelasan bagi kamu yang sedang berjuang atau mengumpulkan informasi untuk mendapatkan LoA untuk jenjang Master tujuan universitas luar negeri. Artikel ini ditulis berdasarkan hasil observasi dari berbagai sumber dan pengalaman pribadi yang mendaftar di beberapa universitas di beberapa negara. Saya telah mendaftar ke 5 universitas di Jerman, Belanda, Italia, Australia dan Inggris dan telah mendapatkan 3 LoA Unconditional dan, sadly, 2 Rejection Letter. Beberapa poin ini harus kamu perhatikan jika kamu ingin dengan sukses diterima secara resmi di universitas luar negeri tujuan kamu. 

1. Pahami Apa yang Dimaksud dengan LoA dan Jenisnya

Pengertian mendasar yang sangat penting. LoA adalah singkatan dari Letter of Acceptance atau bisa disebut dengan Letter of Offer, yaitu surat resmi dari universitas yang menunjukkan bahwa kamu sebagai pendaftar telah secara resmi diterima di universitas tempat kamu mendaftar. Jika kamu diterima di perguruan tinggi dengan tanpa syarat alias semua persyaratan kamu telah lengkap dan sesuai dengan batasan minimal kamu akan mendapatkan Unconditional LoA/ Unconditional Letter of Acceptance/ Unconditional Offer yang artinya kamu diterima di universitas tersebut.

Jika kamu dinyatakan diterima di perguruan tinggi tujuanmu namun dengan ada syarat yang belum memenuhi, kamu akan mendapatkan Conditional Offer atau Conditional LoA. Misalnya ketika kamu mendaftar menggunakan sertifikat IELTS 6.0 namun persyaratan kampus mengharuskan mendapatkan minimal 6.5 maka kamu bisa jadi akan menerima Conditional Offer/ Conditional LoA ini. Artinya untuk bisa secara resmi kamu diterima kamu harus memenuhi persyaratan yang kurang tersebut. Terdapat beberapa dokumen yang menyebabkan kamu mendapatkan Conditional Offer ini. Misalnya skor IELTS yang belum memenuhi, surat rekomendasi tidak menggunakan kop surat resmi, kurang mengirimkan dokumen hardcopy atau legalisirnya dan sebagainya. Setiap universitas bisa jadi memiliki persyaratan yang berbeda-beda

Jika universitas tempat kamu mendaftar menilai kamu tidak layak untuk diterima, kamu akan mendapatkan Rejection Letter. Hal ini berarti kamu ditolak untuk belajar di kampus tujuanmu. Penyebabnya bisa bermacam-macam. Misalnya background ilmu yang tidak relevan, nilai suatu mata kuliah yang kurang memenuhi, jumlah SKS atau kredit mata kuliah yang kurang memenuhi, atau memang karena kalah bersaing dengan pendaftar lain.

Keterangan terhadap keputusan diterima atau tidaknya di universitas dan jenis LoA ini bisa kamu ketahui dengan login ke akun pendaftaran atau application portal di tempat kamu mendaftar, bisa dikirim via email, atau dikirim harcopy via pos ke alamat kamu. Ini tergantung kebijakan universitas tujuanmu.

2. Pahami Prosedurnya

Untuk memahami prosedurnya kamu harus menentukan pilihan kampus tujuan kamu. Ini menjadi sangat penting karena beda Universitas berbeda pula prosedur dan persyaratan yang diminta.

Prosedur untuk mendapatkan LoA adalah sama dengan prosedur untuk mendaftar universitas tujuanmu. Beberapa universitas mempunyai lembaga representative atau agen yang dapat membantu proses pendaftaran. Untuk mendaftar ke Australia, misalnya, kamu bisa menggunakan jada IDP, Sun Education, ED Link atau lembaga lainnya. Jika universitas tujuan kamu bekerjasama dengan salah satu agen, prosedur yang harus dilakukan hanyalah datang ke agen terkait dan mengumpulkan berkas persyaratan yang diminta.

Sedangkan jika universitas tujuanmu tidak memiliki agen representative atau kamu ingin mengurusnya secara mandiri, yang harus kamu lakukan adalah kunjungi website resmi universitas, masuk bagain admission dan bacalah prosedur pendaftarannya secara seksama. Hampir semua proses pendaftaran universitas ini menggunakan portal pendaftaran online. Dalam portal pendaftaran online ini, setelah kamu mendaftar dan login, kamu diminta mengupload berbagai persyaratan dan dokumen.

Secara garis besar berkas yang diperlukan adalah

• Ijazah terakhir
• Transkrip nilai
• Surat rekomendasi
• Motivation letter/personal statement
• Curriculum vitae (CV)
• Sertifikat bahasa (IELTS)
• Copy of Passport

• Silabus selama kuliah S1
• Surat rekomendasi yang bertandatangan basah (tidak dalam bentuk scan)
• Sertifikat bahasa lainnya (jika pengantar kuliah bukan dalam bahasa Inggris)
• Bukti penerima beasiswa (jika kamu mendapatkan beasiswa, dalam hal ini disebut Letter of Sponsorship atau Letter of Guarantee) atau jika kamu menggunakan biaya pribadi hal ini dapat berbentuk rekening Koran dari bank kamu.
• Graduate Record Examination (GRE)
• Proof of payment (jika pendaftarannya harus bayar dahulu)

Ketentuan tentang masing-masing dokumen tersebut berbeda untuk tiap universitas. Ada yang mengharuskan untuk scan aslinya saja, mengirimkan fotocopy yang dilegalisir, atau diminta untuk mengirimkan dokumen asli. Yang jelas ketentuan ini bisa kamu sesuaikan dengan penjelasan dalam prosedur admission di universitas tujuan kamu. Jadi jangan enggan untuk membaca informasi yang tersedia di website resmi universitas kamu.

Untuk beberapa jurusan dan beberapa universitas memberikan kebijakan untuk melakukan tes tertulis secara online atau harus langsung datang ke universitasnya. Setelah seleksi dokumen ada juga yang harus melewati proses wawancara, baik harus bertatap muka langsung atau melalui wawancara online (skype) atau melalui telefon.

3. Pastikan Kamu Eligible

Jika kamu ingin sukses untuk mendapatkan LoA Unconditional, langkah penting yang harus kamu lakukan adalah mendaftar di Universitas yang tepat yang memang kemampuan dan persyaratan yang kamu miliki sesuai dengan permintaan mereka. Misalnya, jika IPK kamu hanya 2.98 sedangkan pihak universitas mensyaratkan minimal 3.00, maka bisa jadi kamu tidak diterima karena alasan ini. Contoh lain misalnya pihak universitas mensyaratkan kamu sudah pernah melakukan internship di industri yang relevan dengan jurusan kamu selama 20 minggu, maka jumlah ini harus kamu penuhi. Artinya jika lama internship kamu selama S1 hanya 8 minggu bisa jadi ini menyebabkan kamu akan mendapatkan rejection letter atau tidak diterima.

Namun, jika kamu ragu-ragu tentang persyaratan ini dan kamu tetap ingin mendaftar maka tidak ada salahnya dicoba. Kriteria penilaian ini tergantung dari universitas masing-masing. Bisa jadi kamu tetap diterima karena kamu memiliki aspek lain yang mereka nilai mampu untuk studi di universitas tempat kamu mendaftar.

4. Pastikan Berkas Lengkap dan Sesuai Permintaan

Kelengkapan dokumen ini sudah menjadi keharusan. Poin penting ini akan dipermudah melalui system ketika kamu melakukan pendaftaran online melalui portal pendaftaran resmi universitas. Jika kamu melakukan upload dokumen, terdapat beberapa dokumen yang wajib yang harus terupload. Artinya jika dokumen dalam poin tertentu belum kamu upload, maka sistem akan menolak untuk mengirim dokumen alias kamu belum bisa klik tombol untuk menuju langkah selanjutnya.

Pada bagian ini, pastikan kamu mengupload dokumen dengan benar, karena pada langkah ini sistem tidak tahu apakah yang diupload adalah dokumen yang disyaratkan. Misalnya jika di kolom A meminta untuk upload scan ijazah, maka pastikan file yang kamu upload adalah scan ijazah kamu, bukan dokumen yang lain. Download ulang untuk memastikan. Jangan sampai aplikasi kamu gagal hanya karena kesalahan kecil seperti ini. Hal ini terdengar sederhana, namun sangat besar kemungkinan untuk terjadi.

Berilah nama file sesuai dengan dokumennya agar tidak tertukar. Bila perlu, untuk file yang tidak tertulis biodata di dalamnya, cantumkan nama kamu pada nama file nya. Misalnya pas foto. Berilah nama file untuk foto diri kamu ini dengan nama lengkapmu. Jangan lupa untuk memberi nama file dengan bahasa Inggris.

Jika kamu mendaftar melalui agen pendidikan, kamu akan dibantu untuk pemeriksaan kelengkapan berkas oleh mereka sebelum aplikasi kamu dikirim.

5. Kenali Nama Lain atau Penyebutan Lain dari Dokumen yang Disyaratkan

Jika kamu mendaftar untuk beberapa universias berbeda, tak jarang mereka menyebut satu dokumen yang sama dengan penyebutan yang berbeda-beda. Secara garis besar beberapa penyebutan dokumen sejenis yang saya maksud adalah sebagai berikut.

• Ijazah = bachelor certificate = final degree or school certificates = original academic degree
• copy ijazah yang dilegalisir = certified copy of graduation certificates = copy of original academic degree
• Transkrip Nilai = transcript of records = original academic transcript
• Legalisir transkrip nilai = certified copy of transcripts from college or university attended
• Sertifikat bahasa = proof of language proficiency = evidence of language proficiency
• Motivation leter = motivational letter = letter of motivation = personal statement = cover letter = statement of purpose (meskipun ada yang menyebut jenis ini berbeda dan ada perbedaan secara konten, namun yang perlu dipastikan adalah kesesuaian dengan yang diminta oleh universitas masing-masing)
• Surat rekomendasi = letter of referee = recommendation form = letter of recommendation = referee report = work reference letter = references from employer (jika rekomendasi berasal dari atasan tempat bekerja)
• Silabus mata kuliah = description of academic subjects = program of each examination passed
• Ringkasan Skripsi = summary of your thesis = abstrak skripsi
• Proof of funding = declaration of financial support = Letter of Sponsorship = Letter of Guarantee = letter from scholarship provider
• Curriculum vitae = resume = extensive resume

Pada dasarnya setiap nama dokumen tersebut adalah sejenis. Namun pastikan isi dokumen (surat rekomendasi, resume, silabus) sesuai dengan permintaan universitas tempat kamu mendaftar.

6. Dokumen yang Dikirim atau Upload Sangat Dianjurkan Official

Biasanya ini terjadi untuk persyaratan letter of recommendation atau referee letter. Official yang saya maksud di sini adalah dengan menggunakan kop surat dan tanda tanga basah/ditandatangani langsung di kertas dan bukan merupakan scan tanda tangan. Pengalaman beberapa teman, mereka mendapatkan conditional offer hanya karena kekurangan dalam persyaratan ini. Karena surat rekomendasinya tidak menggunakan kop resmi. Atau jika hard copy yang dikirim, tanda tangan diminta adalah dengan coretan pena asli dan bukan merupakan hasil scan yang dicetak. Saran saya lebih baik kamu sedikit repot di awal dan lancar selama seleksi daripada nantinya kamu harus mengurus ulang ini dan mengirim kembali kekurangan dokumen ini.

7. Pastikan Tidak Melewati Deadline

Pembukaan waktu pendaftaraan dan batas akhir pengiriman dokumen untuk tiap universitas berbeda. Pastikan kamu benar-benar mengingat dan mencatat tanggal penting ini untuk universitas tujuanmu. Jangan sampai kamu terlalu lama untuk mengurus dan mempersiapkan dokumen sehingga kamu terlewat batas akhir pendaftaran.

Untuk universitas yang mensyaratkan untuk mengirim dokumen hardcopy/dokumen cetak, pastikan kamu memperhitungkan waktu pengiriman dan hari libur. Tentunya kamu tidak ingin pengiriman kamu terlambat hanya karena kurir atau pos yang sedang libur karena hari besar. Intinya persiapkan ini jauh-jauh hari.

8. Poin Terakhir yang Harus Kamu Lakukan

Hal terakhir setelah semua prosedur kamu cermati dan kamu lakukan adalah pastikan dokumen kamu telah sampai dan mendapatkan konfirmasi dari universitas. Bisa melalui email atau melalui akun pendaftaran online. Setelah itu tidak ada hal lain yang bisa kamu lakukan selain berdoa untuk kelancaran dan diterimanya apliaksi kamu untuk segera mendapatkan LoA. Mintalah doa orang tua dan teman-teman terdekat agar langkahmu dipermudah dan dilancarkan.

Tujuan utama dari penulisan artikel ini adalah untuk membantu rekan-rekan dalam perjuangannya untuk studi. Saya akan sangat senang jika kamu menemukan satu atau beberapa hal untuk dikoreksi, menjadi masukan, kritik atau saran yang dapat memperbaiki artikel ini menjadi lebih baik. Silakan tulis di kolom komentar. Semoga penuh manfaat.

LoA. Letter of Acceptance. Admission letter. Letter of Offer. Unconditional Offer. Unconditional LoA. Conditional Offer. Conditional LoA. Prosedur untuk mendapatkan LoA. Cara lengkap untuk mendapatkan Letter of Acceptance. Cara mudah untuk mendapatkan Letter of Offer. Panduan lengkap untuk mendapatkan Letter of Offer. Cara sederhana untuk mencari LoA. Panduan singkat untuk mendapatkan Letter of Acceptance. Tips penting untuk berhasil mendapatkan LoA. Tips sederhana untuk mendapatkan Letter of Offer. Tips jitu untuk mendapatkan Letter of Acceptance. Persyaratan mendapatkan LoA. Step by step mendapatkan LoA luar negeri. Langkah cerdas untuk mendapatkan LoA luar negeri.